Handleiding voor coördinatoren

Het Roze Stadsdorp Amsterdam (RSA) is opgericht op basis van het begrip ‘nabuurschap’. Dat kan het beste worden vorm gegeven in de buurtgroepen van het Stadsdorp. Amsterdam is daarom opgedeeld in zeventien buurtgroepen.

Elkaar blijven ontmoeten

Ouder worden stelt ons voor nieuwe uitdagingen. Een daarvan is om actief te blijven en voldoende sociale contacten te onderhouden. Naarmate we ouder worden verliezen we een (groot) deel van onze bestaande contacten. Vrienden en kennissen ontvallen ons en we kunnen elkaar fysiek niet meer zo gemakkelijk bereiken. Daarom worden contacten en sociale activiteiten in de eigen woonomgeving belangrijker. Ons Stadsdorp organiseert die.

Functie van de buurtgroepen

Amsterdammers kennen vaak hun buren niet en roze Amsterdammers blijken niet altijd in hun eigen buurt ‘uit de kast’ te zijn. Met de groepen, die min of meer per buurt en postcode georganiseerd worden, wil het Roze Stadsdorp de mogelijkheid bieden om in de eigen woonomgeving in contact te komen met andere roze buurtbewoners.

Buurtgenoten ontmoeten elkaar, drinken samen een kopje koffie, gaan samen ergens naar toe. Ook kunnen we hand- en spandiensten voor elkaar verrichten zoals eens een boodschapje doen.

Op deze manier bouwen we met elkaar een roze sociaal netwerk op in de eigen woonomgeving. Voor goed nabuurschap is het belangrijk dat mensen elkaar kennen. Het is dan immers meer vanzelfsprekend om ‘even iets voor elkaar te doen’.

Wat betekent dit voor hoe we verder gaan?

Samen in dezelfde buurt wonen is geen garantie dat iedereen met elkaar overweg kan. Daarom is het belangrijk dat een buurtgroep zo groot mogelijk is en dat mensen regelmatig participeren in hun eigen buurtgroep. Je bouwt zo een groter buurtnetwerk op en kun je je wenden tot de mensen die je goed liggen.

Hulp vragen en hulp aanbieden blijkt in de praktijk best moeilijk te zijn en wordt gemakkelijker als je elkaar kent. Verder is het belangrijk dat de communicatie tussen mensen binnen de buurtgroep zo laagdrempelig mogelijk is. Digitale media kunnen behulpzaam zijn. .

Elkaar regelmatig ontmoeten en onderlinge communicatie

In de buurtgroepen zijn wij meestal niet elkaars directe buren. Nabijheid ontstaat en wordt bevorderd door regelmatige ontmoetingen en onderlinge communicatie.

Ontmoetingen

Mogelijke activiteiten voor een buurtgroep zijn maandelijks samen koken, borrelen, het organiseren van wandelingen, museumbezoek, boottochtjes.
Bijeenkomsten kunnen bij deelnemers thuis plaats vinden of op een andere, openbare locatie.

Communicatie

Elke buurtgroep heeft een eigen e-mail adres van waaruit en waarheen de coördinatoren en de buurtleden met elkaar communiceren en contact onderhouden. Sommige buurtgroepen maken een bulletin met het op lopende programma. Door het programma ook te plaatsen op de website van Roze Stadsdorp Amsterdam, deelt een buurtgroep haar activiteiten met de andere buurtgroepen van het Stadsdorp.

Middels facebook en de app kunnen leden ook rechtstreeks onderling communiceren. Na toestemming kan een deelnemer worden opgenomen in een app groep en of zich aansluiten bij een facebook groep.

Aanmelding, verwelkoming en opvang van nieuwe leden

Belangstellenden voor het Roze Stadsdorp Amsterdam melden zich aan voor het ontvangen van de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van alle activiteiten.
Elke aanmelding wordt doorgezet naar de buurtgroep van de buurt waar men woont.

Na ontvangst van een aanmelding verwelkomt de coördinator het nieuwe lid middels een email of -persoonlijker- door het nieuwe lid te bellen. De coördinator maakt een afspraak voor een koffie of nodigt het nieuwe lid uit om iets eerder te komen bij een bijeenkomst van de buurtgroep om kennis te maken en haar/hem/x nader te informeren.

Indien iemand zich rechtstreeks bij een buurtgroep aanmeldt, wordt zij/hij/x hartelijk welkom geheten en ook tegelijkertijd verzocht zich ook aan te melden voor de ontvangst van de nieuwsbrief op de website van Roze Stadsdorp Amsterdam.

Ledenlijst

Coördinatoren leggen een lijst aan van belangstellenden in zijn of haar buurt. met daarop naam, adres, telefoonnummers, email adres. Deze gegevens kunnen, - vanwege de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) alleen en uitsluitend met de andere leden van de buurtgroep worden gedeeld, en pas nadat er door de nieuw ingeschrevene schriftelijk toestemming is gegeven. Toestemming middels een e-mail volstaat. Teken op de ledenlijst aan wanneer er toestemming is gegeven. De toestemming dient te worden opgeslagen.

Leden, die geen toestemming hebben gegeven om de gedeelde ledenlijst te staan, ontvangen bericht van de buurtgroep vanuit het kopje ‘BCC’

Zichtbaarheid van de buurtgroepen bij de algemene borrel

Een coördinator is zelf zo veel mogelijk op de maandelijkse RSA borrel aanwezig of regelt dat tenminste iemand van zijn / haar buurtgroep bij de borrel is.
De vertegenwoordiger van de buurtgroep maakt zijn / haar aanwezigheid bekend aan de tafel waar nieuwe leden worden ontvangen. Zo kunnen nieuwkomers ook in contact worden gebracht met de coördinator van zijn of haar buurt.

Organisatie en taken buurtgroepen, organiseer met elkaar

De organisatie van de buurtgroep en het uitvoeren van taken gebeurt liefst door een gemengd organisatiegroepje. Een buurtgroep heeft in ieder geval meer dan één coördinator. Als een coördinator - om wat voor reden dan ook - uitvalt kan de activiteit toch altijd door gaan.

Bovendien is het leuker en effectiever om met meerderen plannen te maken. Iets in wisselende samenstelling bedenken en uitvoeren versterkt de betrokkenheid van de leden van een buurtgroep

Het bedenken en organiseren van activiteiten is niet voorbehouden aan de coördinatoren. Iedereen van de buurtgroep kan een plan inbrengen en het in overleg met of samen met de coördinatoren uitwerken en organiseren.

Breng de buurtgroep in beweging gelijk een ‘vliegwiel’

Het organiseren en enthousiasmeren van een buurtgroep vereist de nodige inzet en uithoudingsvermogen van de coördinatoren. Vraag daarom als coördinator de meest actieve leden om een keer een activiteit te helpen organiseren. Om bijvoorbeeld samen alle leden van de buurtgroep te bellen. Als je met meer belt staan de twee coördinatoren niet alleen voor de klus om dertig of veertig mensen te benaderen. Bel je met meer, dan wordt het aantal te bellen personen terug gebracht naar vijf a zeven. Dat is te overzien.

Bel met een gerichte vraag: bijvoorbeeld of degene die je spreekt wil deelnemen aan een borrel, een spelmiddag of voor wat er ook bedacht mag zijn. Het persoonlijk contact wordt gewaardeerd.

Er zal niet ineens massaal voor deelname aan een activiteit worden aangemeld, maar binding houden is belangrijk.

Is de buurtgroep bij elkaar, bedenk met elkaar nieuwe activiteiten. En als ieder een taak op zich neemt of een activiteit organiseert is dat vergelijkbaar met een vliegwiel. Dart gaat harder draaien naarmate er meer mensen met energie aan trekken en er energie aan geven.

Blijvende betrokkenheid bij de buurtgroep

Ook al heeft iemand zich aangemeld, dat betekent nog niet dat zij of hij aan activiteiten gaat deelnemen. Wat te doen met de mensen op je lijst die nooit komen ? De coördinator kan ze nog een keer persoonlijk bellen om deel te nemen aan een volgende activiteit of haar of hem uitnodigen om elkaar te ontmoeten en bijvoorbeeld samen iets te ondernemen los van een activiteit met iedereen.

Bekendheid met en van Roze Stadsdorp Amsterdam en de buurtgroepen

Naast de bekendheid, die het Stadsdorp aan haar bestaan geeft, kunnen ook de buurtgroepen bekendheid geven aan hun bestaan middels artikeltjes of interviews in buurtgerichte kranten, buurtgerichte nieuwsbrieven en dergelijke. Laat zien wat je doet, daarmee enthousiasmeer de anderen.

Op de website van het Roze Stadsdorp Amsterdam is er voor elke buurtgroep – onder het tabblad buurtgroepen – een format klaar gezet om te vullen. De Coloci website handleiding voor coördinatoren geeft aan hoe de tekst door de buurtgroep kan worden aangepast en verlevendigd met foto’s of anderszins.

Door elkaars pagina te bezoeken krijg je een goed beeld hoe de andere buurtgroepen hun activiteiten verslaan en aankondigen. Wissel de ervaringen van jouw buurtgroep uit met andere buurtgroepen en stimuleer elkaar.

Knelpunten  /problemen

Behalve gezelligheid en plezier zal een buurtgroep ook tegen problemen aanlopen zoals te weinig (actieve) leden, te weinig zicht op de wegblijvers, de buurtgroep loopt niet goed. De coördinatoren zullen deze knelpunten moeten onderkennen en deze met elkaar en met de leden afzonderlijk of in groepsverband bespreken.

de Commissie Buurtgroepen

De Commissie Buurtgroepen heeft als doel het coördineren, stimuleren en verbinden van de buurtgroepen, omdat die, zoals gezegd, een belangrijk middel van het Roze Stadsdorp Amsterdam (RSA) om buurtgebonden sociale netwerken te ontwikkelen.

De commissie richt zich ook op ondersteuning en bemoediging van de coördinatoren. Op de halfjaarlijkse bijeenkomsten overlegt de commissie met alle coördinatoren en delen de coördinatoren elkaars ervaringen. De leden van de commissie zijn te bereiken op het e-mailadres buurtgroepen@rozestadsdorp.amsterdam

Wijzigingen binnen het team van coördinatoren in buurtgroepen

Om het adressenbestand van de coördinatoren up-to-date te houden, vragen wij om bij wijziging van coördinator, e-mailadres of telefoonnummer, deze wijzigingen aan de Commissie Buurtgroepen door te geven.

Tot slot

Deze leidraad voor coördinatoren in een ‘work in progress’ dat groeit en bloeit met en door de inbreng van de buurtgroepsleden en van een ieder die de coördinatie van een buurtgroep op zich heeft genomen.

Succes en veel plezier!

Commissie Buurtgroepen: buurtgroepen@rozestadsdorp.amsterdam

Monique Corten, Han Geus, Peter Sas, Bart